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Nachweise für Träger

Hier finden Träger und ihre Datenschutzbeauftragten die wichtigsten Angaben, um Kidnote zu prüfen: welche Unterlagen es gibt, welche Dienstleister beteiligt sind und wie die Daten geschützt werden.

Stand: 21. Oktober 2026

Unterlagen und Fassungen

  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Anlagen

    Version 1.11, Fassung vom 8. Oktober 2026

    Teil jedes Vertrags. Nach Art. 28 DSGVO, für evangelische Träger nach § 30 DSG-EKD, für katholische Träger entsprechend nach dem KDG.

  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

    Version 0.54, Fassung vom 9. Oktober 2026

    Anlage zum AVV (Art. 32 DSGVO).

  • Muster Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

    Version 1.52, Fassung vom 8. Oktober 2026

    Vorausgefüllt. Der Träger ergänzt es für seine Einrichtungen, prüft es und verantwortet die DSFA (Art. 35 DSGVO, § 34 DSG-EKD).

  • Muster Einwilligungserklärung für Eltern

    Version 1.4, Fassung vom 8. Oktober 2026

    Für die Einwilligungen, die der Träger bei den Sorgeberechtigten einholt.

  • Textbaustein Datenschutzinformation für Eltern

    Version 0.5, Fassung vom 24. September 2026

    Zum Einbau in die Datenschutzinformation der Kita (Art. 13 DSGVO).

  • Datenschutzerklärung von Kidnote

    Version 0.18.1, Fassung vom 18. Oktober 2026

    Öffentlich, für Website, App und Web-App.

Unterauftragsverarbeiter

Diese Dienstleister verarbeiten im Auftrag von Kidnote Daten der Kita. Über neue oder ersetzte Unterauftragsverarbeiter informiert Kidnote die Kita mindestens 30 Tage vorher; sie kann widersprechen (Ziff. 6.3 AVV).

  • Hetzner Online GmbH

    Zweck
    Hosting von Servern, Datenbank und Sicherungen
    Ort der Verarbeitung
    Deutschland (Nürnberg, verschlüsselte Sicherung zusätzlich in Falkenstein)
    Daten
    Alle Daten der Anwendung. Stammdaten und Beobachtungen der Kinder verschlüsselt.
    Drittland
    Keine Übermittlung

  • Mistral AI

    Zweck
    KI-Funktionen: Strukturierung von Beobachtungen, Entwürfe für Updates und Berichte, Antwortvorschläge im Elternchat, Übersetzungen, Erkennung leerer Formularvorlagen
    Ort der Verarbeitung
    Frankreich (EU)
    Daten
    Nur pseudonymisierter Text, Kindernamen sind durch Kürzel ersetzt. Für ein Kind nur mit Einwilligung der Sorgeberechtigten. Keine Speicherung beim Anbieter, kein Training.
    Drittland
    Keine Übermittlung

  • Scaleway SAS

    Zweck
    Versand von System-E-Mails (Einladung, Passwort, Export-Link)
    Ort der Verarbeitung
    Frankreich (Paris)
    Daten
    E-Mail-Adresse, Name der Kita. Keine Kinder- oder Beobachtungsdaten.
    Drittland
    Keine Übermittlung

  • Functional Software, Inc. (Sentry)

    Zweck
    Fehlerberichte aus App und Web-App
    Ort der Verarbeitung
    EU (Frankfurt), Unternehmen mit Sitz in den USA
    Daten
    Technische Fehlerdaten. Keine Namen, keine Beobachtungstexte.
    Drittland
    Abgesichert über EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln, Transfer-Folgenabschätzung liegt vor

  • Google Ireland Limited / Google LLC (Firebase Cloud Messaging)

    Kommt mit der Veröffentlichung der Android-App hinzu.

    Zweck
    Inhaltsleeres Wecksignal für Benachrichtigungen in der Android-App
    Ort der Verarbeitung
    Google-Infrastruktur (Irland, USA)
    Daten
    Push-Kennung des Geräts. Keine Inhalte, kein Bezug zu einem Kind.
    Drittland
    Abgesichert über Standardvertragsklauseln

Weitere Dienstleister von Kidnote

Diese Dienstleister nutzt Kidnote für eigene Zwecke (Rechnungen, E-Mail). Sie haben keinen Zugriff auf die Anwendung und erhalten aus ihr keine Kinder-, Eltern- oder Beobachtungsdaten.

  • sevDesk GmbH

    Zweck
    Rechnungsstellung und Buchhaltung
    Ort der Verarbeitung
    Deutschland
    Daten
    Kontakt- und Rechnungsdaten des Trägers, gemeldete Kinderzahl ohne Personenbezug.
    Drittland
    Unterauftragnehmer von sevDesk teils mit Drittlandbezug, abgesichert über EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln

  • STRATO GmbH

    Zweck
    E-Mail-Postfächer von Kidnote (z. B. datenschutz@kidnote.de)
    Ort der Verarbeitung
    Deutschland
    Daten
    Inhalte und Verbindungsdaten der E-Mails an und von Kidnote.
    Drittland
    Einzelne Unterauftragnehmer von STRATO außerhalb der EU, abgesichert über Standardvertragsklauseln

Schutzmaßnahmen im Überblick

  • Hosting ausschließlich in Deutschland bei Hetzner (zertifiziert nach ISO/IEC 27001).
  • Vor jeder Übermittlung an die KI werden Kindernamen durch Kürzel ersetzt. Ein Prüffilter warnt vor erkennbaren Namen im Text.
  • Die Spracherkennung läuft auf dem Gerät der Fachkraft. Audio wird nicht hochgeladen und nach der Umwandlung in Text gelöscht.
  • Stammdaten und Beobachtungen der Kinder werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert, mit eigenem Schlüssel je Kind. Übertragung nur verschlüsselt (TLS).
  • Getrennte Rollen für Leitung, Fachkraft und Eltern, technisch getrennt je Kita. Eltern sehen nur die für sie freigegebenen Inhalte zu ihrem eigenen Kind.
  • Löschen durch Vernichten des Schlüssels je Kind. Sicherungen mit älteren Daten laufen spätestens nach 14 Tagen aus.
  • Tägliche Sicherung, verschlüsselt zusätzlich an einem zweiten Standort in Deutschland. Die Wiederherstellung ist getestet, zuletzt am 13. Oktober 2026.
  • Eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten meldet Kidnote der Kita unverzüglich, spätestens binnen 48 Stunden.

KI-Funktionen

Die KI-Funktionen von Kidnote nutzen Mistral AI in Frankreich. Sie erhalten nur pseudonymisierten Text. Mistral AI speichert die Texte nicht und nutzt sie nicht zum Training.

KI-Entwürfe für Beobachtungen und Berichte sind Vorschläge, die die Fachkraft bearbeitet und verantwortet. Antwortvorschläge im Elternchat sendet Kidnote nie automatisch; eine Fachkraft prüft sie vor dem Versand.

Schulung des Teams

Zum Herunterladen: Unterlagen, mit denen die Leitung ihr Team im Umgang mit Kidnote und KI unterweist.

Unterlagen anfordern

AVV, TOM und DSFA-Muster senden wir Ihnen auf Anfrage in der aktuellen Fassung zu, auch vor Vertragsschluss. Schreiben Sie an datenschutz@kidnote.de oder nutzen Sie das Kontaktformular.

Kontakt Datenschutz

KidNote UG (haftungsbeschränkt), Brunnenstraße 17, 35315 Homberg (Ohm), vertreten durch den Geschäftsführer Max Wolf

datenschutz@kidnote.de

Diese Seite ist eine Übersicht. Maßgeblich sind der Auftragsverarbeitungsvertrag mit seinen Anlagen und die TOM in der jeweils vereinbarten Fassung.